Mistä kuitti voi tulla Selvioon?
Kuitti voi tulla käyttäjän lataamana tai sähköpostin kautta, jos yhteys on otettu käyttöön. Selvio säilyttää alkuperäisen tiedoston ja rakentaa sen ympärille käsittelypolun, josta näkee mitä tietoja on jo tunnistettu ja mitä pitää vielä vahvistaa.
Mitä OCR voi tehdä ja mitä se ei tee yksin?
Kun OCR on käytössä, Selvio voi poimia kuitilta esimerkiksi toimittajan, päivämäärän, summan ja ALV-tiedon sekä muodostaa kirjausehdotuksen. Tämä nopeuttaa käsittelyä, mutta ei poista käyttäjän tai kirjanpitäjän lopullista vahvistusta.
Jos tieto jää epävarmaksi, juuri se kohta kuuluu jäädä näkyviin hyväksyttäväksi eikä kadota automaation taakse.
Tyypillinen eteneminen
- Kuitti tallennetaan Selvioon tiedostona tai sähköpostiliitteenä.
- Selvio lukee olennaiset tiedot, jos OCR on käytössä, ja esitäyttää kirjausehdotuksen.
- Järjestelmä voi ehdottaa pankkitapahtumaa samalle kuitille, jos vastaava veloitus löytyy kassasta.
- Käyttäjä tarkistaa epävarmat kohdat ja hyväksyy vasta sen jälkeen varsinaisen kirjauksen.
Miksi pankkikohdistus kannattaa tehdä samassa polussa?
Kun kuitti ja pankkitapahtuma yhdistetään samaan käsittelyketjuun, myöhempi tarkistus on yksinkertaisempi: näet yhdestä näkymästä alkuperäisen kuitin, summan, kirjausrivin ja sen mihin pankkiriviin tosite lopulta liittyi.
Tämä ei tarkoita, että jokainen tapahtuma kirjautuu automaattisesti oikein. Tavoite on vähentää käsityötä niin, että lopullinen hyväksyntä pysyy silti läpinäkyvänä.
FAQ
Voiko kuitin tallentaa ennen kuin tiedän oikean tilin?
Kyllä. Kuitti voidaan tallentaa ja säilyttää ensin, ja lopullinen kirjaus vahvistetaan vasta käsittelyvaiheessa.
Poistaako OCR tarkistustarpeen?
Ei. OCR voi valmistella tiedot, mutta lopullinen hyväksyntä kuuluu edelleen ihmiselle.
Haluatko nähdä tämän polun käytännössä?
Selvio toimii parhaiten silloin, kun aineisto tulee sisään varhain ja hyväksyntä jää näkyväksi. Voit kokeilla samaa polkua omalla yritykselläsi tai pyytää kartoituksen nykyisestä työmallista.