Miten ostolasku saapuu käsittelyyn?
Ostolasku voi tulla Selvioon esimerkiksi sähköpostin tai verkkolaskukanavan kautta, kun yhteydet on otettu käyttöön. Sen jälkeen lasku näkyy omana polkunaan eikä se sekoitu jo maksettuihin kuitteihin.
Tavoite on erottaa toisistaan kaksi eri vaihetta: liiketoiminnan hyväksyntä ja varsinainen kirjanpitokirjaus.
Mitä hyväksyntä tarkoittaa käytännössä?
Hyväksyntä tarkoittaa sitä, että lasku todetaan aidoksi liiketoiminnan kuluksi. Se ei vielä tarkoita, että pankkimaksu olisi tehty tai että lasku olisi automaattisesti lopullisesti suljettu.
Tyypillinen eteneminen ostolaskulla
- Lasku saapuu käsittelyyn ja olennaiset tiedot tarkistetaan.
- Yrittäjä tai muu nimetty hyväksyjä hyväksyy kulun liiketoiminnan puolesta.
- Selvio tai kirjanpitäjä kirjaa laskun ostovelaksi kirjanpidon puolelle.
- Kun maksu näkyy pankissa, pankkitapahtuma kohdistetaan oikeaan ostolaskuun.
Miksi maksua ei pidä sotkea hyväksyntään?
Monessa yrityksessä hyväksyntä ja maksaminen tapahtuvat eri hetkellä. Siksi on tärkeää, että avoin, hyväksytty ja maksettu ovat eri tiloja. Näin näet laskun oikean vaiheen etkä joudu arvaamaan onko kyse vielä päätöstä odottavasta vai jo hoidettavasta maksusta.
FAQ
Voiko ostolasku näkyä avoimena vaikka se olisi jo hyväksytty?
Kyllä. Hyväksytty lasku voi olla edelleen avoin siihen asti, kunnes sen maksu kohdistetaan pankkitapahtumaan tai se muuten suljetaan oikealla tavalla.
Mikä ero on kuitilla ja ostolaskulla?
Kuitti liittyy yleensä jo toteutuneeseen maksuun. Ostolasku taas on vielä maksettava tai muuten käsiteltävä lasku, joka kulkee hyväksyntä- ja ostovelkapolun kautta.
Haluatko suoraviivaisemman ostolaskupolun?
Jos nykyinen prosessi sekoittaa hyväksynnän, maksamisen ja kirjanpidon, Selvio kannattaa ottaa käyttöön vaihe kerrallaan. Voit kokeilla suoraan tai aloittaa kartoituksesta.